Τι μπορεί —και τι δεν μπορεί— να κάνει μια ρουτίνα κλεισίματος
Μια ρουτίνα κλεισίματος της εργάσιμης ημέρας δίνει στις ανολοκλήρωτες εργασίες ένα συγκεκριμένο σημείο καταγραφής. Αντί να προσπαθείτε να τελειώσετε κάθε εκκρεμότητα, σημειώνετε πού βρίσκονται τα πράγματα, αποφασίζετε τι ακολουθεί και κάνετε μια εφαρμόσιμη μετάβαση στο υπόλοιπο της ημέρας. Στόχος είναι να δημιουργήσετε ένα χρήσιμο σημείο επανεκκίνησης —όχι ένα απολύτως άδειο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ούτε μια υπόσχεση ότι δεν θα ξανασκεφτείτε τη δουλειά.
Το παρακάτω φύλλο εργασίας είναι ένα ενδεικτικό εργαλείο σχεδιασμού και όχι θεραπεία. Το NHS προτείνει, μεταξύ άλλων, τη διάσπαση των μεγάλων εργασιών σε διαχειρίσιμα τμήματα και τον προγραμματισμό όπου αυτό είναι δυνατό ως τρόπους αντιμετώπισης του στρες. Αυτή η γενική συμβουλή δεν αποδεικνύει ότι μια συγκεκριμένη ρουτίνα κλεισίματος θα λειτουργήσει για όλους.
Κρατήστε τη ρουτίνα ανάλογη με τις συνθήκες σας. Σε μια ιδιαίτερα φορτωμένη ημέρα, μία σαφής σημείωση μπορεί να είναι πιο χρήσιμη από μια λεπτομερή ανασκόπηση. Αν ο φόρτος εργασίας είναι μη ασφαλής, το ωράριό σας είναι συστηματικά υπερβολικό ή δεν μπορείτε να κάνετε τα απαραίτητα διαλείμματα, μια προσωπική ρουτίνα δεν μπορεί να διορθώσει τις υποκείμενες συνθήκες. Όπου είναι δυνατό, θέστε αυτές τις ανησυχίες σε προϊστάμενο, εκπρόσωπο εργαζομένων, υπηρεσία επαγγελματικής υγείας ή άλλη κατάλληλη πηγή υποστήριξης.
Το φύλλο εργασίας σε τρία μέρη: καταγραφή, επιλογή, μετάβαση
Χρησιμοποιήστε χαρτί, ένα προσβάσιμο ψηφιακό εργαλείο, μια φωνητική σημείωση ή ένα υπάρχον σύστημα του χώρου εργασίας. Η σειρά και τα παραδείγματα είναι ενδεικτικά· προσαρμόστε τα στον ρόλο σας και στις πληροφορίες που επιτρέπεται να αποθηκεύετε.
- Καταγραφή: Ονομάστε την ανολοκλήρωτη εργασία, την τρέχουσα κατάστασή της και κάθε σημαντική προθεσμία ή εξάρτηση.
- Επιλογή: Γράψτε το επόμενο ορατό βήμα και πότε ή υπό ποια συνθήκη θα επιστρέψετε σε αυτό.
- Μετάβαση: Ολοκληρώστε κάθε απαραίτητη παράδοση και, στη συνέχεια, σηματοδοτήστε το τέλος της εργασίας με τρόπο που ταιριάζει στην επόμενη ευθύνη σας.
Για παράδειγμα, η φράση «ολοκλήρωση αναφοράς» δεν σας λέει πολλά για το σημείο επανεκκίνησης. Η φράση «αναφορά: η εισαγωγή έχει συνταχθεί· επόμενο βήμα, έλεγχος των τριών αριθμών στον πίνακα δεδομένων» δημιουργεί πιο συγκεκριμένη αφετηρία. Αν το επόμενο βήμα εξαρτάται από κάποιο άλλο άτομο, καταγράψτε την ερώτηση, το υπεύθυνο άτομο και πότε θα επανέλθετε.
Πριν κλείσετε, ξεχωρίστε μια εργασία που απλώς σας προκαλεί δυσφορία από μια εργασία που πραγματικά δεν μπορεί να περιμένει. Ένας κίνδυνος για την ασφάλεια, μια απαιτούμενη παράδοση ή μια χρονικά κρίσιμη δέσμευση μπορεί να χρειάζεται δράση ή κλιμάκωση τώρα. Μια ιδιωτική σημείωση δεν αντικαθιστά την ενημέρωση του ατόμου που χρειάζεται τις πληροφορίες.
Δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε κάθε εκκρεμότητα λεπτομερώς. Αν η λίστα είναι μεγάλη, εντοπίστε τα λίγα θέματα που έχουν μεγαλύτερη σημασία στην επόμενη περίοδο εργασίας και αφήστε τα υπόλοιπα σε μια αξιόπιστη λίστα αναμονής.
Παράδειγμα: μια ανολοκλήρωτη αναφορά και ένα απόγευμα φροντίδας
Το σενάριο και οι χρονικές αναφορές είναι ενδεικτικά. Δεν προϋποθέτουν ότι όλοι μπορούν να επιλέξουν το ωράριό τους ή να φύγουν από την εργασία χωρίς επίσημη παράδοση.
Η κατάσταση: Η Μάγια έχει γράψει μέρος μιας αναφοράς για πελάτη. Πρέπει να παραλάβει το παιδί της και στη συνέχεια να βοηθήσει ένα μέλος της οικογένειας με τη φαρμακευτική αγωγή και το δείπνο. Το προσχέδιο πρέπει να παραδοθεί στον προϊστάμενό της το απόγευμα της Τετάρτης. Η παραμονή στην εργασία μετά το ωράριο θα δυσκόλευε αυτές τις ευθύνες, όμως η ανολοκλήρωτη αναφορά εξακολουθεί να την απασχολεί.
Καταγραφή: Η Μάγια γράφει: «Αναφορά πελάτη: η εισαγωγή και τα ευρήματα έχουν συνταχθεί. Απομένουν τα συμπεράσματα και ο τελικός έλεγχος. Χρειάζεται έλεγχος σε τρία αριθμητικά στοιχεία του πίνακα δεδομένων. Το προσχέδιο παραδίδεται το απόγευμα της Τετάρτης». Έτσι καταγράφει τόσο την εκκρεμότητα όσο και τη λεπτομέρεια που είναι πιθανότερο να καθυστερήσει την επανεκκίνηση.
Επιλογή: Προσθέτει: «Επόμενο βήμα: άνοιγμα του πίνακα δεδομένων και σύγκριση των τριών αριθμών με το αρχείο πηγής. Επανεξέταση στις 9:00 αύριο, μετά τον έλεγχο των επειγόντων μηνυμάτων. Αν ένας αριθμός δεν είναι σαφής, να ρωτήσω τον αναλυτή ποια πηγή πρέπει να χρησιμοποιηθεί». Επιλέγει ένα πρώτο βήμα, αντί να υποσχεθεί ότι θα ολοκληρώσει ολόκληρη την αναφορά την επόμενη ημέρα.
Έλεγχος και μετάβαση: Η Μάγια ελέγχει αν υπάρχουν δεσμεύσεις για την ίδια ημέρα ή κάτι που χρειάζεται ένας συνάδελφος πριν φύγει. Δεν βρίσκει κάτι τέτοιο, οπότε αφήνει μια σύντομη σημείωση κατάστασης στο συμφωνημένο σύστημα εργασίας, κλείνει το έγγραφο και ετοιμάζει ό,τι χρειάζεται για την παραλαβή. Η επόμενη δραστηριότητά της είναι η φροντίδα, όχι η αναψυχή. Η μετάβαση είναι απλώς το σημείο στο οποίο οι πληροφορίες της εργασίας έχουν καταγραφεί και μπορεί να στραφεί στην επόμενη ευθύνη.
Αν τα αριθμητικά στοιχεία χρειάζονταν το ίδιο βράδυ, η απόφαση θα ήταν διαφορετική: η Μάγια ίσως έπρεπε να ενημερώσει τον προϊστάμενο ή να οργανώσει παράδοση, αντί να αφήσει μόνο μια υπενθύμιση για τον εαυτό της.
Κάντε το επόμενο βήμα και το σημείο επανεξέτασης ρεαλιστικά
Ένα χρήσιμο επόμενο βήμα αρχίζει με ρήμα και κατονομάζει το αντικείμενο. «Άνοιξε το προσχέδιο και γράψε τον τίτλο της ενότητας των συμπερασμάτων» είναι πιο εύκολο να ερμηνευτεί από το «δούλεψε πάνω στην αναφορά». «Ρώτησε τον Σαμ ποιο από τα δύο αριθμητικά στοιχεία είναι το τρέχον» είναι πιο συγκεκριμένο από το «κάνε παρακολούθηση». Σε ένα σύνθετο έργο, εντοπίστε την επόμενη εξάρτηση αντί να χαρτογραφήσετε κάθε πιθανό βήμα.
- Σύνταξη: Ανοίξτε το έγγραφο και γράψτε την επόμενη παράγραφο ή επικεφαλίδα.
- Διοικητική εργασία: Βρείτε το έντυπο, συγκεντρώστε μία πληροφορία που λείπει ή στείλτε μια συγκεκριμένη ερώτηση.
- Συναντήσεις: Καταγράψτε την απόφαση, τον υπεύθυνο και την επόμενη ημερομηνία ελέγχου.
- Αναμονή: Σημειώστε τι χρειάζεται, ποιος μπορεί να το δώσει και πότε θα επανέλθετε.
Επιλέξτε ένα σημείο επανεξέτασης που μπορείτε ρεαλιστικά να χρησιμοποιήσετε. Μια ώρα στο ημερολόγιο μπορεί να ταιριάζει σε προβλέψιμο ωράριο· μια συνθήκη μπορεί να λειτουργεί καλύτερα όταν η ημέρα είναι αβέβαιη. Ενδεικτικές επιλογές είναι «στην αρχή της επόμενης βάρδιας», «μετά τον έλεγχο των επειγόντων μηνυμάτων» ή «όταν έχω πρόσβαση στον κοινόχρηστο δίσκο». Δεν είναι προθεσμίες που πρέπει να επιβάλετε στον εαυτό σας.
Αφήστε χώρο για ανταγωνιστικές απαιτήσεις. Αν συστηματικά δεν φτάνετε στο επιλεγμένο βήμα, το σχέδιο μπορεί να είναι υπερβολικά φιλόδοξο ή ο φόρτος εργασίας να χρειάζεται επαναδιαπραγμάτευση. Ρωτήστε ποιο θέμα έχει προτεραιότητα, τι μπορεί να μετακινηθεί και ποιο επίπεδο ολοκλήρωσης απαιτείται πραγματικά.
Μεταβάσεις για φροντιστές και εργασία σε βάρδιες
Η συμβουλή «αποσυνδέσου μετά τη δουλειά» μπορεί να παραβλέπει ένα απόγευμα με μετακινήσεις, τάισμα, προσωπική φροντίδα ή οικιακές εργασίες. Μια μετάβαση δεν χρειάζεται να είναι ήρεμη για να μετράει. Μπορεί να είναι το κλείσιμο του συστήματος εργασίας πριν από την παραλαβή ενός παιδιού, η αλλαγή ρούχων πριν αρχίσει η φροντίδα ή η ενημέρωση ενός άλλου ατόμου για το ποια ευθύνη χρειάζεται προσοχή πρώτα. Αν υπάρχει διαθέσιμο και ευπρόσδεκτο διάλειμμα, το να πιείτε νερό ή να καθίσετε για λίγο είναι ενδεικτική επιλογή, όχι υποχρέωση.
Όπου υπάρχει υποστήριξη, ένα συγκεκριμένο αίτημα μπορεί να κάνει το επόμενο βήμα σαφέστερο: «Μπορείς να αναλάβεις το δείπνο ενώ εγώ παίρνω τη συνταγή;» Το NHS αναφέρει τις σχέσεις και τη σύνδεση ως σημαντικές για την ψυχική ευεξία. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι διαθέτουν αξιόπιστη βοήθεια ή ότι ένα αίτημα θα επιλύσει μια άνιση κατανομή ευθυνών.
Για την εργασία σε βάρδιες, συνδέστε τη ρουτίνα με το τέλος της περιόδου εργασίας και όχι με μια συγκεκριμένη βραδινή ώρα. Χρησιμοποιήστε το «στην επόμενη βάρδια» αντί για το «αύριο» και ξεχωρίστε τη δική σας παρακολούθηση από τις πληροφορίες που χρειάζεται τώρα η ομάδα που αναλαμβάνει. Μια ενδεικτική καταχώριση είναι: «Επόμενη βάρδια: επαλήθευση της καταμέτρησης αποθέματος με το δελτίο παράδοσης». Ολοκληρώστε την απαιτούμενη παράδοση μέσω του κανονικού καναλιού εργασίας πριν χρησιμοποιήσετε μια προσωπική υπενθύμιση.
Για εργασία κρίσιμη για την ασφάλεια, φροντίδα, μηχανήματα, μεταφορές ή ασφάλεια εγκαταστάσεων, ακολουθήστε τις επίσημες διαδικασίες παράδοσης και κλιμάκωσης. Οι προσωπικές σημειώσεις δεν τις αντικαθιστούν. Αν η κόπωση δυσκολεύει την ασφαλή εργασία, χρησιμοποιήστε την προβλεπόμενη διαδικασία αναφοράς στον χώρο εργασίας ή στον επαγγελματικό σας φορέα.
Πότε η ρουτίνα δεν αρκεί
Η οργάνωση μιας εργασίας δεν εξαλείφει τον υπερβολικό φόρτο, την οικονομική πίεση, την ασθένεια ή την έλλειψη ελέγχου. Αν η ίδια ανολοκλήρωτη εργασία συσσωρεύεται κάθε ημέρα, παρουσιάστε σε προϊστάμενο ή εκπρόσωπο μια συγκεκριμένη λίστα: τι ολοκληρώθηκε, τι αναμένει, τι κινδυνεύει και ποια απόφαση ή πόρος χρειάζεται. Τηρείτε τους κανόνες ιδιωτικότητας και ασφάλειας του χώρου εργασίας κατά την αποθήκευση των σημειώσεων.
Το στρες επηρεάζει διαφορετικά τους ανθρώπους. Το NHS αναφέρει ότι μπορεί να περιλαμβάνει το αίσθημα υπερφόρτωσης ή τη δυσκολία λήψης αποφάσεων και συμβουλεύει την αναζήτηση βοήθειας όταν το στρες επηρεάζει την καθημερινή ζωή ή όταν τα συμπτώματα προκαλούν ανησυχία. Επίμονη διαταραχή ύπνου, σωματικά συμπτώματα ή έντονη δυσφορία είναι λόγοι να μιλήσετε με κατάλληλα καταρτισμένο επαγγελματία υγείας· από μόνα τους δεν αποτελούν διάγνωση. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, ένας γενικός γιατρός ή το NHS 111 μπορεί να σας κατευθύνει. Αν δεν μπορείτε να παραμείνετε ασφαλείς ή δεν μπορείτε να περιμένετε για ιατρική υποστήριξη, αναζητήστε άμεση βοήθεια μέσω των τοπικών υπηρεσιών έκτακτης ανάγκης ή κρίσης.
Ερωτήσεις αναγνωστών και ένα μικρό επόμενο βήμα
Τι γίνεται αν υπάρχουν πάρα πολλές εργασίες για καταγραφή;
Ξεκινήστε με όσες έχουν κοντινή προθεσμία, επηρεάζουν άλλο άτομο ή χρειάζονται παράδοση. Βάλτε τις υπόλοιπες σε μία λίστα αναμονής χωρίς να γράψετε λεπτομερές σχέδιο για καθεμία. Αν ακόμη κι αυτό είναι υπερβολικό, καταγράψτε το πιο σημαντικό επόμενο βήμα και ζητήστε βοήθεια για την ιεράρχηση στην επόμενη διαθέσιμη ευκαιρία.
Τι γίνεται αν ο προϊστάμενός μου περιμένει να έχουν ολοκληρωθεί όλα;
Κάντε τον συμβιβασμό ορατό αντί να υποσχεθείτε σιωπηρά περισσότερα. Για παράδειγμα: «Το Α έχει ολοκληρωθεί, το Β έχει ολοκληρωθεί εν μέρει και το Γ περιμένει πληροφορίες. Ποιο πρέπει να αναλάβω πρώτο;» Αν οι προσδοκίες παραμένουν μη διαχειρίσιμες, εξετάστε μια συζήτηση με εκπρόσωπο εργαζομένων ή άλλη κατάλληλη υποστήριξη στον χώρο εργασίας.
Τι γίνεται αν συνεχίζω να σκέφτομαι τη δουλειά;
Ελέγξτε αν η σκέψη περιέχει νέα πληροφορία. Αν ναι, προσθέστε την στη σημείωσή σας· αν όχι, μπορείτε να επιστρέψετε στην επόμενη δραστηριότητα χωρίς να ξαναγράφετε επανειλημμένα το σχέδιο. Μια σημείωση δεν θα ηρεμήσει κάθε ανησυχία. Αν η δυσφορία ή ο διαταραγμένος ύπνος επιμένουν, εξετάστε την επαγγελματική υποστήριξη αντί να κάνετε τη ρουτίνα πιο περίπλοκη.
Δοκιμάστε το την επόμενη φορά: Γράψτε τρεις γραμμές: «ανολοκλήρωτο», «επόμενο βήμα» και «επανεξέταση όταν». Προσθέστε κάθε αναγκαία παράδοση και, στη συνέχεια, ονομάστε την επόμενη πραγματική ευθύνη εκτός εργασίας. Κρατήστε ό,τι σας βοηθά να επανεκκινήσετε· αλλάξτε οτιδήποτε προσθέτει πίεση ή συγκρούεται με τις ανάγκες πρόσβασής σας, τις ευθύνες φροντίδας ή τους κανόνες του χώρου εργασίας.