Toplantılar arasındaki kısa mola ne yapabilir?
Toplantılar arasındaki geçiş molası, sorumluluklar arasında verilen kısa bir aradır. Bir video görüşmesinden sonra, bir randevudan önce, iş görevleri arasında ya da bakım verdiğiniz kişi güvenli biçimde meşgulken kullanılabilir. Amaç sınırlıdır: Az önce olanları kısaca değerlendirmek ve sıradaki işten önce ilgilenilmesi gereken bir nokta olup olmadığına karar vermek.
“Geçiş molası” gündelik bir ifadedir; tanı değildir ve belirli bir eylemin nasıl hissedeceğinizi değiştireceğini garanti etmez. NHS, stresi tehdit altında hissetmeye veya baskıya verilen bir tepki olarak açıklar ve insanların bunu farklı deneyimleyebileceğini belirtir. Önerileri arasında önceden plan yapmak, işleri daha küçük parçalara bölmek ve biriyle konuşmak bulunur.
Bu rehberdeki tüm süreler ve senaryolar örnektir. Takvimde dört dakika görünen bir aranın tuvalet, ilaç, su, ulaşım veya erişilebilirlik düzenlemeleri için kullanılması gerekebilir. Durmak güvenli değilse ya da gerçekten hiç zaman yoksa egzersizi atlayın. Mola bir seçenektir; yerine getirilecek yeni bir görev değildir.
Sıradaki işe göre seçim yapın
Önce şu soruyu sorun: Sıradaki sorumluluk gerçekte ne gerektiriyor? Bu soru, belirsiz bir araya eksiksiz bir rutin sığdırmaya çalışmaktan çoğu zaman daha kullanışlıdır.
- Bir konuşma: Cevaplanmasını istediğiniz soruyu veya unutmak istemediğiniz noktayı not edin.
- Bilgi gerektiren bir görev: İlk olarak ihtiyaç duyacağınız belgeyi, tarihi veya kişiyi bulun.
- Fiziksel iş ya da bakım: Gereken ekipmanı, suyu, giysiyi veya erişim düzenlemesini kontrol edin.
- Öngörülemeyen bir devir teslim: Plan değişirse yanıt verebilmek için zamanın bir kısmını boş bırakın.
- Hemen hazırlık gerekmiyorsa: Yeni bir görev icat etmek yerine sıradan bir mola verin.
Önceki sorumluluk acil bir sorun bıraktıysa, bunu görmezden gelmeye çalışmak yerine ilgilenin veya bir devir teslim ayarlayın. Aksi durumda, kaldığınız yeri belirtmek için tek bir not yeterli olabilir. Bir sonraki toplantı başlamadan her endişeyi çözmek zorunda değilsiniz.
Örnek olarak iki dakikalık bir arada bunun bir bölümünü tek satır yazmaya ayırıp kalan zamanı boş bırakabilirsiniz. Ara birkaç saniyeye inerse yalnızca sıradaki işi belirlemek daha uygulanabilir olabilir. Bu sürelerin hiçbiri reçete değildir.
Kısa bir ara için üç seçenek
Fark edin ve adlandırın
Çevrenizdeki bir şeyi fark edin: bir renk, bir ses veya ellerinizin bir yüzeye temas etmesi. Rahatsa, sıradaki sorumluluğu gündelik dille adlandırın; örneğin “Bütçe görüşmesine katılıyorum.” Gözlerinizi açık tutabilir ve sizin için erişilebilir olan bir duyumu seçebilirsiniz; fark edilecek belirli sayıda şey yoktur.
Bu, örnekleyici bir dikkat egzersizidir. NHS, farkındalığı içimizde ve çevremizde olanlara dikkat vermek olarak açıklar ve düşünceleri zorla yok etmeye çalışmak anlamına gelmediğini belirtir. Ayrıca farkındalığın herkes için yararlı olmayabileceğini ve bazı kişileri daha kötü hissettirebileceğini söyler. Duyumlara odaklanmak rahatsız ederse durun veya başka bir seçenek seçin.
Tek bir işi kapatın
Önceki işin nerede kaldığını tek cümleyle yazın: Örneğin, “Güncellenen tarih hâlâ kesinleşmedi.” Takip gerekiyorsa, gerçekçi biçimde geri dönebileceğiniz bir zaman için tek bir eylem veya hatırlatıcı ekleyin. Bu, NHS’in büyük işleri yönetilebilir parçalara bölme önerisinin editoryal bir uygulamasıdır; listenizin tamamını bitirmeniz gerektiği anlamına gelmez.
Buradaki denge şudur: Not almak biraz zaman alabilir ve her şeyi düzenlemeye başlarsanız yeni bir işe dönüşebilir. Kısa tutun; yazmak erişilebilir değilse takvim hatırlatıcısı veya sesli not kullanın.
Ortamı veya girdiyi değiştirin
Ekrandan uzağa bakın, duruşunuzu ayarlayın, önceki toplantı penceresini kapatın veya yakındaysa su alın. Başka bir odaya geçmek ya da kısa bir mesafe yürümek isteğe bağlıdır. Hareket etmek ağrılı, yorucu veya uygulanamazsa görüş alanını değiştirmek ya da daha sakin bir ekran kullanmak daha uygun olabilir. Bu eylemlerin hiçbiri özel ekipman, satın alma veya belirli bir fiziksel beceri gerektirmez.
Seçenekleri bağlama göre karşılaştırın
En iyi seçim çoğu zaman iş unvanınızdan çok, güvenle neyi bırakabileceğinize, nerede bulunduğunuza ve aranın ne kadar öngörülebilir olduğuna bağlıdır.
- Masa başında çalışan: Sık toplantılar çok sayıda açık belge ve hareket etmek için az alan bırakabilir. Tek bir işi kapatmak daha sonra sorulacak bir noktayı koruyabilir; ekrandan uzağa bakmak veya duruşu ayarlamak da seçenek olabilir. Bir iş arkadaşının hemen yanıtınıza ihtiyacı varsa önce devir teslimi yapın.
- Uzaktan çalışan: Ev ve iş aynı odayı paylaşabilir, ev içi bölünmelerin ne zaman olacağı belirsiz olabilir. Eski görüşmeyi kapatıp sonraki notları açmak, yerinizden kalkmadan geçişi belirginleştirebilir. Oda değiştirmek yalnızca alan, mahremiyet ve sorumluluklar izin veriyorsa seçenektir.
- Bakım veren: Mola, takvimden çok başka bir kişinin ihtiyaçlarına bağlı olabilir. Bakım verdiğiniz kişi güvenle yerleştiğinde kısa bir not yazmak veya sıradaki gerekli öğeye bakmak mümkün olabilir. Şu anda ilgiye ihtiyaçları varsa önce onlarla ilgilenin; geçiş molası bekleyebilir veya atlanabilir.
Bu örnekler birbirini dışlamaz: Biri hem uzaktan çalışabilir hem bakım verebilir ya da yoğun bir ortak alanda masa başında çalışabilir. Kullanılabilir tek ara yemek, kişisel bakım veya dinlenme için gerekiyorsa onu bunlara ayırın. Geçiş molası temel ihtiyaçlarla rekabet etmemelidir.
Uygulamalı örnek: Dört dakikalık bir ara
Örnek olarak, uzaktan çalışan bir kişinin zorlu bir video görüşmesiyle ertelenmiş bir proje hakkındaki telefon görüşmesi arasında dört dakikası olduğunu düşünün. Bekleyen bir mesaj vardır; ancak sıradaki görüşme teslim tarihiyle ilgili bir soru gerektirmektedir. Bu, gerçek bir kişiden aktarım değil, editoryal bir senaryodur ve beklenen bir sonucu kanıtlamaz.
- İvedi ihtiyacı kontrol eder. Çalışan, sıradaki görüşme için gereken bilginin teslim tarihi olduğunu belirler. Mesajın acil olduğu bilinmiyorsa bekleyen mesajı açmadan bırakır.
- Devreden noktayı kaydeder. “Önceki görüşmeden kalan personel sorusu hâlâ takip edilmeli” diye yazar. Başka biri sorumluysa adını ekler veya daha sonra bir devir teslim konusunda anlaşır.
- Tek bir soru hazırlar. Sıradaki görüşmenin notlarının başına “Güncellenen teslim tarihi nedir?” yazar. Her mesajı taramak yerine ilgili proje belgesini açar.
- Değişiklik için alan bırakır. Eski toplantı penceresini kapatır ve kalan zamanı erken başlayan bir görüşme ya da ev içi bir bölünme için boş bırakır.
Ev içindeki bir durum ilgilenmeyi gerektirirse çalışan bunu yapabilir ve görüşmeye yalnızca yazılı soruyla katılabilir. Yazmak rahatsız edici veya erişilemezse sesli not kullanabilir ya da yalnızca proje belgesini bulabilir. Bu örnek toplantının daha iyi geçeceğini veya zor etkileşimin çözüldüğünü varsaymaz; yalnızca rekabet eden talepler arasında nasıl seçim yapılabileceğini gösterir.
Sıradaki geçiş için kısa çalışma sayfası
Bu, örnekleyici bir editoryal araçtır. Kâğıt üzerinde, not uygulamasında, sesli olarak veya zihninizde kullanabilirsiniz. Yalnızca işinize yarayanları yanıtlayın; boş bırakılan bir satır geçiş molasını başaramadığınız anlamına gelmez.
- Az önce ne bitti? Toplantıyı, görevi veya bakım etkinliğini adlandırın.
- Devreden bir nokta var mı? Yoksa kolayca unutulabilecek tek bir gerçeği veya takibi kaydedin.
- Sırada ne var? Tüm günü listelemeden, sıradaki işi açıkça tanımlayın.
- Temel olan ne? Önce gereken tek bir soruyu, öğeyi veya ayarlamayı seçin.
- Gerçekte ne kadar zaman var? Yalnızca takvime değil, yolculuğa, kişisel bakıma veya bölünmelere de yer verin.
- Ne yapacağım? Bir şeyi fark edin, not alın, girdiyi değiştirin, sıradan bir mola verin veya egzersizi atlayın.
Örneğin bir randevuya hazırlanan kişi “Sırada: telefon görüşmesi. Gerekli: ilaç listesi” yazabilir. Güvenilir bir arası olmayan biri yalnızca listeyi elinin altında tutabilir. Çalışma sayfasını sürdürmek sağladığından daha fazla çaba gerektiriyorsa bırakın.
Sınırlar ve destek
Kısa bir mola güvensiz iş yükünü, maddi baskıyı, çatışmayı veya bakım desteği eksikliğini düzeltemez. Aralarınız düzenli olarak ortadan kalkıyorsa daha yararlı sonraki adım, destek istemek, bir teslim tarihini görüşmek, erişilebilir bir düzenleme talep etmek veya zorlandığınızı güvendiğiniz birine söylemek olabilir. Bu seçenekler herkes için ulaşılabilir olmayabilir; geçiş molası kaynakların veya desteğin yerine geçmez.
NHS, belirtiler sizi endişelendiriyorsa veya stres daha ağır geliyorsa bir pratisyen hekime başvurmanızı önerir. Stres günlük yaşamı etkiliyorsa NHS rehberi NHS 111 ile iletişime geçmeyi veya bir doktora konuşmayı önerir. Doktoru bekleyemeyeceğinizi ve başa çıkamayacağınızı ya da kendinizi güvende tutamayacağınızı düşünüyorsanız acil destek alın. Hizmetler bulunduğunuz yere göre değişir; uygun yerel hizmeti kullanın. Göğüs ağrısı veya başka endişe verici belirtiler için tıbbi öneri almayı geciktirmek amacıyla geçiş molası kullanmayın.
Sizi daha kötü hissettiren veya rahatsızlık veren bir egzersizi sürdürmeniz gerekmez. Bunun yerine pratik bir eylem seçin veya arayı yapılandırmadan bırakın.
Sorular ve sonraki adımlar
Yalnızca 30 saniyem varsa ne yapabilirim?
Bu örnek süre, sıradaki işi adlandırmak veya doğru belgeyi açmak için yeterli olabilir. Güvenli biçimde hareket etmeniz, birine yardım etmeniz veya kişisel bakımla ilgilenmeniz gerekiyorsa yeterli olmayabilir. Böyle durumlarda egzersizi atlayın.
Belirli bir nefes alma düzeni uygulamam gerekir mi?
Hayır. Nefesinizi değiştirmeden fark edebilir, başka bir eylem seçebilir veya hiçbir şey yapmayabilirsiniz. Bilinçli nefes egzersizleri rahatsız ederse durun.
Önceki toplantıyı düşünmeye devam edersem ne yapmalıyım?
Çözülmemiş noktayı ve uygunsa ne zaman veya kiminle buna döneceğinizi not etmeyi düşünebilirsiniz. Endişe zihninizde kalabilir; not almak onu ortadan kaldırma sözü değildir. Konu acil veya güvenlikle ilgiliyse harekete geçin ya da bir devir teslim ayarlayın.
Bunu ne sıklıkta denemeliyim?
Gerekli bir sıklık yoktur. Önümüzdeki günlerde tek bir geçiş seçin ve koşullarınıza uyan tek bir seçeneği deneyin. Sonra bunun uygulanabilir olup olmadığını ve sıradaki adımı netleştirip netleştirmediğini düşünün. Koşullarınıza göre sürdürün, uyarlayın veya bırakın.